高效职场人应该掌握的4种工具 发布时间:2020-09-03 13:42:25    浏览次数:410



​      生活没有捷径,职场工作也没有。但是职场工作却有一些工具或者方法能帮助我们提高工作效率。利用好工具,让我们在职场工作中更有效率的完成一件事。

     对于这个问题应按事情的“重要程度”编排行事的优先次序。所谓“重要程度”,即指对实现目标的贡献大小。对实现目标越有贡献的事越是重要,它们越应获得优先处理;对实现目标越无意义的事情,愈不重要,它们愈应延后处理。简单地说,就是根据“我现在做的,是否使我更接近目标”这一原则来判断事情的轻重缓急。

亲爱的semer,没有人能干完所有的事!如果能干完,那是神,不是人,对吗?

我要讲什么呢,先讲讲杂事带给我们的焦虑感有多强烈!

一位我特别喜欢的叶武斌老师在《高能要事》中提到:我们每个人每天都有很多未完成事件,但是我们人生的价值和成就不取决于能做多少事,而在于把重要的事首先可以做完,并做到极致。我深以为然。

 


 

1、时间管理

番茄工作法

     番茄工作法是简单易行的时间管理方法,是由弗朗西斯科·西里洛于1992年创立的一种相对于GTD更微观的时间管理方法。

      使用番茄工作法,选择一个待完成的任务,将番茄时间设为25分钟,专注工作,中途不允许做任何与该任务无关的事,直到番茄时钟响起,然后在纸上画一个X短暂休息一下(5分钟就行),每4个番茄时段多休息一会儿。

      番茄工作法极大地提高了工作的效率,还会有意想不到的成就感。

 


 

2、笔记类工具

      推荐使用电子版笔记,相比较于普通的纸质版记笔记,电子版记笔记确实方便快捷很多。可以随时随地的把自己的想法记录下来。其次,通过网络云同步保存,笔记不易丢失。最重要的一点是,可以记录笔记的方式多样,满足不同的需求。

印象笔记、有道云笔记

个人喜欢这两款软件配合使用,都可以多设备账号同步,网页信息剪贴,笔记分类,云共享,简单的笔记编辑工具等,也可以把自己平时感悟及突发奇想的灵感及时记录下来,还可以收藏文章等。

      舒缓的音乐响起,15分钟倒计时,手机开启飞行模式,开始搜集、清空大脑里大大小小、琐琐碎碎的事,列入表格,列完那一刻,尽管什么都没处理,但内心像个刚倒完水的玻璃杯,晶莹剔透,骤然轻松了许多,原来焦虑感来源于此。

 


3、思维导图工具

首推是Xmind,一款非常实用的思维导图软件,虽然付费,但是个人觉得还是非常值得的。它可以绘制各种逻辑图,来帮助你整理思绪,有助于知识的归纳和整理,让自己的知识体系更为清晰,从而提高效率。

 


4、清单列表工具

      作为一个合格的职场人,制定自己的工作清单是非常有必要的,清单可以让帮助自己理顺自己的工作,知道每项工作的轻重缓急,可以合理安排时间,从而提高工作效率。

滴答清单一个帮你高效完成任务和规划时间的应用,是一款拥有跨设备云同步、周期提醒、清单管理、清晰分类、协作和集成日历的应用。

按照事件的轻重缓急程度,我们可以把它们分为ABC三类: 

A类事件是我们确定必须由自己亲自执行的重要事件,往往计划内已经安排。

B类事件是突发的紧急状况,往往计划外:

C类事件是对我们产生内外部干扰,但又不那么重要或紧急的事件。    

 处理以上事件,有4个方案:

第一、完成它;

第二、委托别人完成;

第三、推迟它、搁置以后再说;

第四、删除它。 


当然,救火、破产、死人除外。然后休息5分钟,不能看手机,可以喝水、上厕所、转转脖颈等等,休息结束后,继续下一个番茄钟时间。

需要重点说明的是有4点:

 

1. Delegate)部分工作是可以委托的,比如实时关注消费、同事让帮忙看下报表问题等。

2. Delay)部分工作是可以推迟的,比如跟合作组的对接,如设计、文案、程序等等。

3. Delete)部分工作如跟周目标无关,暂时表现稳定,可以不做的,比如撰写创意等。

4. 放眼看去,需要执行(DO)的的事件还是很多,每天的留白时间就会很少,突发事件(比如主管安排的临时事务)就会变得非常棘手。如果你是个中级或高级semer,第1类、第3类、第4类事件,偶尔可以委托(Delegate)他人来处理。这样能为A类事件(对实现目标最有贡献的事)留出更多时间,比如第5类事件。

 

再碎碎念下关于A类事件的重要性:

 

      我们很多时候,没有捍卫住A类事件的绝对重要地位,从而导致B类事件喧宾夺主,然后造成ABC三类事件的执行关系混乱。往往,B类事件没那么紧急,但紧急事件导致了焦虑心态,迫使自己去打乱计划内的A类事件,先去处理B类事件。从而导致越多越多的B类事件。也可能仅仅因为B类更喜欢做,兴致勃勃地去干了。

      当然自控力不足,受外界无关app通知和微信所干扰,漫无目的东看西看,也导致我们该干的没干,越来越忙,越来越多地加班加点。

      把持住一个重要原则:只要不是死人、救火、破产就不管它。天塌不下来,你不用听到电话就接,不用信息一来就回,不用守着app等通知,不用24小时每分每秒关注微信并及时回应,不用看自己朋友圈有多少人点赞,多少人评论。 



 

 

主编 | 轻心小谈

۞轻心谈媒体中心

 

※免责说明:

部分图片及文字来源于网络,本文仅供学习交流使用。

如转载涉及侵权等问题,请联系我们,我们将第一时间删除。

 

长按识别下方二维码关注公众号

回复“轻心谈”即可加入轻心谈客户群